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したがって電子メールを展開するにあたっては、この二つを心がけていただきたい。ともにインテルなど数社が電子メールを全社展開するときに使った方法であり、効果は実証済みだ。・正規の指示・報告を電子メールにする(1・3・4の用途③)・役員は、率先して下の人にメールを出す。日立製作所の金井務社長いわく「私がパソコンを使えば、社員だって使うようになる。
いつ社長から電子メールが届くか分からないし、もらったらすぐに返事を出さないといけないからね」(『日経情報ストラテジー』９４年９月号)。最後に、教育でアメとムチを補う。これを正しく行わないと失敗する(1・4・2)。その要点は二つある。・思想教育を必ず行う。つまり右記「グループウェアの本義」などを伝道する・操作教育では、自社に合った教材を使う。
たとえば「役員からのメールに返事する練習」教材では、実名を用いるなどの工夫が必要だ。現実感を出し、人々の想像力に訴える教材が良い教材である。パソコン一人一台は必須。しかも新しい機種を使え。必ずペイできる「一人一台」は基本中の基本だ。筆者はかつて、一人一台の環境を経験した後、三人に二台の環境を経験したことがあるが、そこで一番困ったことは、顧客から緊急質問の電話が入ったときに、大切な情報の入ったパソコンを同僚が使っていて、すぐに欲しい情報を画面に呼び出せないことだった。これは痛かった。「すぐ答えられない」のは「イザというとき頼りにならない」のと同じだからだ。コンピュータとは「脳の延長」である。パソコンが一人一台あるべきなのは、脳が一人一個あるのと同じではないだろうか。
グループウェアは、組織内の情報を共有化することが出来るシステム・ソフトウェアです。メール・掲示板・ファイルの共用、スケジュール管理などを担い、組織内の仕事の大きな手助けとなります。
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さらに、・マルチメディアを使えば、「全身の延長」になる。人間の視覚・聴覚・文章読解力・図形認識力など「複数」の能力を動員できるからだ。
・英単語を「手・目・口・耳」をフル動員して覚えたのと同じ原理で、中村雄二郎氏(哲学)の言われる「共通感覚」が刺激できる。こうして画面に意識が集中すれば、メールをくれた相手と話をしている感じになれる。ジョーンズ・デイ・レヴィス・アンド・ポーギュ社マネージング・パートナーのリチャード・ポーギュ氏いわく「電子メールは、紙…よりも人間的だ。…私は、メッセージをタイプしているとき、《相手と直に接しているという感じ》をもつ。…鞄にはいつもメモが入っているが、返事をする機会がなくなったり、返事が遅れたりする。